“Öneri Kutuları”nı çöpe attıracak yeni bir sistem bulundu!

calisan-bagliligiHemen hemen her şirket, çalışanlarını güçlendirmek istediklerini, her çalışanın fikirlerini belirtmesi için teşvik ettiklerini söyler ancak çok azı bunu gerçek anlamıyla yapar. Çalışanlarının fikirlerini söylemeleri için cesaretlendirdiklerini söyleseler bile, aslında pek dinlemezler. Bu da sürecin gerçekçi olmadığını gösterir.

Bu sürecin en kötü sembolü ise her şirketin bir duvarında asılı olan “öneri kutusu”dur. Çalışanlar fikirlerini bir kağıda yazıp kutuya koyduklarında sürecin devamında ne oluyor? Eğer birileri okuyorsa bu yazıları, kimler okuyor? Herhangi bir zamanda bu fikirler aktif hale getiriliyor mu?

PositiveSharing“de yayınlanan habere göre bu sürecin daha iyi olması ve çalışanların fikirlerine gerçekten önem verildiğini göstermek için öneri kutusundan çok daha iyi bir yöntemi Cape Town, Johannesburg ve İngiltere’de bulunan pazarlama ajansı Quirk göstermekte. Şirketteki herhangi birinin fikir önermesine, onlara destek olmalarına ve daha sonra bu fikirleri uygulamalarına izin veren bir süreç oluşturmuşlar.
Öneri kutularını bir kenara atıp, çalışanlarının fikirlerini gerçekten duyup, onlara önem vermek isteyen her şirket için denenmesi gereken bu güzel yöntem şöyle işe yarıyor:
flow-chart-öneri-kutusuİlk adım, ofiste göze çarpan bir noktada asılı olan bir tahtaya fikrinizi yazmak ve iş arkadaşlarınızın 12’sinden işaretlemesini istemek. Eğer bir fikri beğendiyseniz desteğinizi, hiç de teknolojik olmayan bir şekilde, üstüne etiket-çıkartma koyarak gösterebilirsiniz.
Overall-Board-öneri-kutusu-1Bu aşamada bazı fikirler yeterli enerji veya desteğin olmaması nedeniyle elenir. Herhangi bir nedenden ötürü başarıya ulaşamayacak olarak görülen fikirler “Mezarlık” kısmında gösterilir. Bu kısımda destek görmeyen fikirleri ve destek görmeme nedenlerini görebilirsiniz.
Grave-Yard-öneri-kutusu-2Tabloda bulunan bir fikir gerekli desteği alırsa, fikrin arkasındaki kişi kendi üst düzey liderlik ekibi olan Quirk EXCO’suna gönderilen tek sayfalık bir teklif yazar.
Eğer bu liderlik ekibi fikri onaylarsa, onaylanan fikir tabloda “Süreçteki Fikirler” bölümüne alınır.
Ideas-In-Motion-öneri-kutusu-3Daha önce onaylanan fikirler “Bu oluyor!” bölümünde gösterilir.
Its-Happening-öneri-kutusu-4Elbette bu liderlik grubu her gelen fikri onaylamak zorunda değildir. Ancak onaylamadıkları takdirde nedenini açıklamak zorundadırlar. Sadece “hayır” ya da “belki sonra” şeklinde cevaplayamıyorlar.

Ancak yukarıda ilk tabloda gördüğünüz gibi, liderlik grubu fikri reddetse bile, bu durum fikrin tablodan inip yok olması için bir neden değildir. Eğer bir kişi o fikrin önemli olduğuna inanırsa, fikri şirket içi tartışma ve oylamaya açabilir. Oylama sonucunda fikir beğenildiyse, EXCO’nun red kararı geçersiz kılınır ve fikir devam eder.

Tabloda gösterilen bir diğer nokta da “maliyetler”dir. Böylece çalışanlar fikirlerin sonucunda yapılan harcamaları görebilir.
Parking-Lot-öneri-kutusu-5Bu sürecin mükemmelliğini 5 madde ile açıklayacak olursak:
1. Görsel. Sadece satır ve sütunlardan oluşan bir belge değil, insanların fikirleri kafalarında canlandırabilmelerine de yardımcı olacak şekilde görsellerden oluşmaktadır.
2. Az teknoloji. Bu uygulama elbette internette veya bir app şeklinde olabilirdi. Ancak sistemin bu şekilde işlemesi, etiketlerin kullanılması, kağıtların olması esneklik sağlamaktadır. İnternet üzerinden yapılması, çalışanların hepsinden proaktif olmasını beklemekle olurdu ki bu durum demokratik şirket yapısını bozardı. Bu tablo sayesinde çalışanlar her an neler olup bittiğini görebilir, tablodaki değişiklikleri takip edebilir.
3. Hızlı. Süreç oldukça hızlıdır. Liderlik grubu her fikri bir toplantılarında tartışır ve fikirlerini belirtirler. Yani enerji olduğu fikirler konuşulmaya, süreç de hızlı bir şekilde ilerlemeye devam eder.
4. Hafıza Sahibi. Tablo başarısız fikirleri göstermek konusunda da oldukça etkili bir yöntemdir. Başarılı olmayan bir fikri ya da daha önceden duyulmuş bir fikri altı ay boyunca pek çok farklı kişiden dinlemeniz gerekmez. Çünkü tablo hatırlatır.
5. Şeffaf. Fikrinizi paylaşmak veya fikrinizin uygulanması, kimleri tanıdığınızla veya kimle iş birliği yapabileceğinizle ilgili değil, iyi olduğunu düşündüğünüz önerileriniz için destek almakla ilgilidir.

Kendi yaşamımız ve kendi düşüncelerimiz üzerinde kontrol sahibi olmanın bizleri mutlu ettiği kesin bir gerçek. İş yerimizde önem verdiğimiz, düşünebildiğimiz şeylerin içinde olabilmek, fikrimizi belirtebilmek anlamlı bir şey yaptığımızı hissetmemizi ve mutlu olmamızı sağlar.
Böylece şirket hem çalışanlarına gerçek bir fikir özgürlüğü alanı tanımış olur hem de mutlu çalışanlar elde eder. Bu sayede verim artar ve “sizin fikirlerinizi önemsiyoruz” süreçi sahtelikten gerçekliğe dönüşür.

 

Comments are closed.